Kohdistamo tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Kohdistamo-palvelun asiakas-, rekrytointi- ja markkinointirekisteri.

Rekisterissä käsitellään Kohdistamo-palvelun rekisteröityneiden käyttäjien sekä potentiaalisten käyttäjien henkilötietoja sekä Kohdistamo.fi -sivuston käyttäjätietoja.

2. Mitä henkilötietoja Kohdistamo kerää?

Kohdistamon keräämien henkilötietojen tyyppejä ovat:

• Yksilöintitiedot: Esimerkiksi koko nimi.
• Yhteystiedot: Esimerkiksi sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite.
• Profilointitiedot: Esimerkiksi koulutus, ammattinimike, osaaminen, kiinnostuksen kohteet ja motivaatiotekijät.
• Työnhakutiedot: Työhakemuksesi sekä niihin liittyvät viestit, työtehtävään soveltuvuus tiedot ja muut työnhakuprosessissa syntyvät tiedot.
• Palvelun käytön tiedot: Katsomasi näkymät sovelluksessa ja tekemäsi toimenpiteet. Myös mm. tekemäsi suositukset ja antamasi palautteet.
• Tekniset lokitiedot: Palvelun käytöstä syntyy teknistä lokitietoa, joissa on mm. IP-osoitteita ja käyttämäsi päätelaitteen yksilöiviä tietoja.
• Evästeiden kautta kerättävät tiedot: Verkkosivustomme ja mobiilisovelluksemme käyttävät evästeitä tietojen keräämiseen.
• Sosiaalisen median ja mainosalustojen kautta kerättävät tiedot.

Emme kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

3. Miten Kohdistamo käyttää henkilötietoja ja millä oikeusperusteella?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on käyttäjän rekisteröityessään antama suostumus, oikeutettu etu, asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

• Suostumus: Pyydämme sinulta rekisteröityessä suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Saatamme pyytää sinulta suostumusta tietojen käsittelyyn myös erikseen. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Henkilötietoja käytetään markkinoimaan työmahdollisuuksia palvelun avulla eri kanavissa antamiesi tietojen mahdollistamilla tavoilla, tarvittaessa myös puhelimitse.

• Asiakassuhteeseen liittyvät sopimusten mukaisesti käsittelemme henkilötietoja mm. rekrytointiin liittyvien palkkiojärjestelyiden toteuttamiseksi.

• Oikeutettu etu: Käytämme tarvittaessa henkilötietojasi oikeutettujen etujemme toteuttamiseen, mikäli sinun etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä tällaisia etuja. Esimerkkejä oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä ovat markkinointianalyysit, prosessien ja järjestelmien kehittäminen mukaan lukien testaus. Näin voimme parantaa ja optimoida palveluitamme.

• Lakisääteiset velvollisuudet: Myös laissa, säännöksissä ja viranomaisten päätöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat rekrytointiprosessiin liittyvät lakisääteiset velvoitteet, kuten valitusaikojen noudattaminen.

Rekisterin tietojen perustella tehdään profilointia. Profilointi tarkoittaa sellaista henkilötietojen käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan joitakin henkilökohtaisia ominaisuuksiasi. Profilointia käytetään mm. rekisteröityneille käyttäjien yhdistämisessä työpaikkoihin sekä palvelun toimintojen kehittämiseen.

Sovelluksessa annettuja suositteluja voidaan käyttää työyksikköön ja sen työpaikkoihin liittyvässä markkinoinnissa myös palvelun ulkopuolella. Työpaikkoihin liittyvän palautekyselyn avulla hyvinvointialue kehittää toimipaikkojensa toimintaa sekä johtamista.

4. Mistä lähteistä Kohdistamo kerää henkilötietoja?

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

• Sinä: Osan Kohdistamon keräämistä tiedoista saamme suoraan sinulta. Keräämme esimerkiksi. profiilitietoja rekisteröityessäsi. Keräämme myös tietoa lähettämistäsi viesteistä ja työhakemuksista sekä yhteydenotoista eri kanavista, myös palveluun rekisteröitymättömiltä käyttäjiltä.
• Kirjautuessasi vahvalla tunnistautumisella saamme henkilötietosi vahvan tunnistautumisen -palvelun kautta (Signicat), joka välittää väestörekisterijärjestelmässä olevat tietosi.
• Käyttöstatistiikkaa sekä teknisiä lokitietoja keräämisessä hyödynnämme kolmannen osapuolen palveluita.
• Verkkosivujemme kautta (uutiskirjetilaukset, materiaalilataukset, tapahtumiin ilmoittautumiset).
• Uutiskirjeiden seurantapikseleiden sekä evästeiden ja vastaavan teknologian avulla.
• Muut mahdolliset tilanteet, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan Rekisterinpitäjälle.
• Chat-keskusteluja voidaan tallentaa asiakaspyyntöjen dokumentaatiotarkoituksiin.

Lisäksi keräämme Facebook, Instagram, LinkedIn, LianaMailer, Google Ads, Google Analytics, Google Play, Google Firebase, Microsoft Azure, Google Forms sekä Apple Store palveluiden avulla mm. asiakastietoa, tietoa verkkosivujemme sekä palveluidemme käytöstä ja tekniikan toimivuudesta (tekniset lokitiedot ja monitorointi). Käytämme tietoja myös palvelumme kehittämiseksi sekä tarjotaksemme sivuston kävijöille sekä rekisteröityneille käyttäjille relevanttia sisältöä sekä markkinointia.

5. Kenelle Kohdistamo luovuttaa henkilötietoja?

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä, sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tai siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa. Rekisterin tiedot voidaan luovuttaa Kohdistamo-palvelun kanssa sopimussuhteessa olevan organisaation käyttöön rekrytointitarkoituksessa. Tällaisia organisaatioita ovat esim. hyvinvointialueet. Rekisteröityjen tietoja saatetaan joissakin tilanteissa luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille. Tällaiset tahot käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti ja erillisen kirjallisen sopimuksen perusteella Reksiterinpitäjän kirjallisten ohjeiden mukaisesti.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tilastollista tai anonymisoitua tietoa, jota ei voida yhdistää rekisteröityyn.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää ja tallentaa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella olevalle palvelimelle Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin Rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, se tapahtuu kaikissa tilanteissa lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (joista toimitetaan jäljennös pyydettäessä);
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle; tai
• Henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää (esim. päätösten valitusaika voi olla 2 vuotta). Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.

8. Miten hyödynnämme automatisoitua päätöksentekoa?

Hyödynnämme automatisoitua päätöksentekoa mm. arvioidessamme rekisteröityjen käyttäjien sopivuutta eri työtehtäviin.

Analysoimme jatkuvasti automatisoidun päätöksenteon oikeudenmukaisuutta ja syrjimättömyyttä. Automatisoiduistakin päätöksistä vastaa aina ihminen, erityisesti kun ne liittyvät rekrytointiprosessiin.

9. Mitkä ovat henkilötiedon suojaan liittyvät oikeutesi?

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Tietojen oikaiseminen ja poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi)

Rekisteröidyn pyynnöstä Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisterinpitäjä voi myös oikaista, poistaa tai täydentää tietoja oma-aloitteisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Suostumuksen perusteella kerättyjen henkilötietojen osalta rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai sopimuksen täyttämisen perusteella toimittamansa henkilötiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Rekisterinpitäjä siirtää tällöin tiedot yleisesti käytetyssä ja konekielisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä ei vastaa henkilötietojen luovutusmuodon yhteensopivuudesta vastaanottajan järjestelmän kanssa.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen

Tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun, rekisterinpitäjän julkisen vallan käyttöön tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksessa tehdyt profilointianalyysit. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamista, jos henkilötiedot eivät ole paikkaansa pitäviä, käsittely on lainvastaista tai jos tietoja ei enää tarvita.

Oikeuksien käyttö

Voit käyttää oikeuksiasi toimittamalla sitä koskevan pyynnön rekisterinpitäjälle sähköpostitse tai postitse. Yhteystiedot löytyvät tietosuojaselosteen kohdasta "Rekisterinpitäjän yhteystiedot".

10. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietojen suojaaminen on koko liiketoimintamme ytimessä.

Meillä on käytössämme asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallinnolliset turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muuntelun ja tuhoamisen varalta.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla, salauksilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tietosuojaseloste on päivitetty: 22.12.2023

Parannamme ja kehitämme palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, ilmoitamme siitä sinulle, kun sovellettava laki niin edellyttää.

Yhteystiedot ja tietosuojavastaava

Kohdistamo-palvelun tuottajana ja rekisterinpitäjänä toimii Graldo Oy (y: 3351558-8).

Graldo Oy
Kempeleentie 7 C6, 90400 Oulu
tiimi@kohdistamo.fi

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta, henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse support@kohdistamo.fi tai kirjeitse yllä mainittuja yhteistietoja käyttäen.